Utvecklingen av Migrationsverket grundar sig i fortsättningen på exaktare information

Vid inrikesministeriet har det genomförts ett projekt för att undersöka hur man kan skapa klarhet i bilden av invandringen till Finland under de närmaste åren och vilka konsekvenser invandringen har för Finlands migrationsförvaltning, i synnerhet för Migrationsverket. Avsikten är att se till att migrationsförvaltningens tjänster smidigt bemöter samhällets behov.

Finlands befolkning åldras och därför har invandringen en viktig roll när det gäller att förbättra försörjningskvoten och öka befolkningen i arbetsför ålder. Migrationen är en del av ett livskraftigt samhälle.

– Under de senaste åren har antalet arbetstagare, studerande och familjer som flyttar till Finland ökat i jämn takt. De anslag som i ramarna för statsfinanserna anvisats Migrationsverket minskar under de närmaste åren. Därför är det nödvändigt att finna sätt genom vilka verket kan dimensionera resurserna enligt det ökade antalet ansökningar, säger Sanna Sutter, migrationsdirektör vid inrikesministeriets migrationsavdelning.

I projektet utreddes vilka verktyg som behövs för att Migrationsverket ska kunna utveckla prognostiseringen samt mätningen av verksamhetens verkningsfullhet och produktivitet.

Prognostiseringsinformationens offentlighet stöder det politiska beslutsfattandet

Prognostiseringen hänför sig till det framtida antalet ansökningar och de resurser som behövs för att behandla ansökningarna. I projektet satte man sig in i migrationsmyndigheternas prognostiseringsmodeller i Nederländerna, Norge och Sverige. Av dessa valdes fungerande lösningar som ska kunna användas i Finland. Dessutom ordnades workshoppar för Migrationsverkets personal. Workshopparna resulterade i ett förslag till en egen prognostiseringsmodell för Migrationsverket.

Projektarbetsgruppen rekommenderar att Migrationsverket etablerar ett framsynsnätverk vid verket, engagerar alla verkets enheter och processer i nätverkets verksamhet och ger ett tydligt ledningsansvar till någon. Det är också motiverat att involvera utomstående experter i processen.

Avsikten är att man ska offentliggöra den prognostiseringsinformation som tas fram genom den nya modellen. På så sätt kan informationen användas också i den samhälleliga debatten och det politiska beslutsfattandet, till exempel när det gäller verkets resurser.

Mätningen av den samhälleliga effekten måste utvecklas kontinuerligt

När det gäller verkningsfullheten utreddes det i projektet hur man bättre ska kunna mäta den samhälleliga effekt som de pengar som investeras i migrationsförvaltningen ger. Nyckeltalen i statsbudgeten anses inte på bästa möjliga sätt beskriva migrationsförvaltningens verkningsfullhet.

Under projektets gång inleddes utvecklingen av mer heltäckande indikatorer, men arbetet måste fortsätta systematiskt både inom Migrationsverket och i samarbete med andra aktörer inom migrationsförvaltningen. Verket kommer att ta fram nya indikatorer som ska införas i budgetpropositionen och verkets resultatavtal våren 2022.

– Utvecklingen av effektindikatorer är en fortgående process. Bättre indikatorer är ändå inte något självändamål eller någon teknisk övning. De används för att bedöma hur Migrationsverkets verksamhet påverkar vårt samhälle, konstaterar Sutter.

Produktiviteten utreddes genom att granska personalresurserna och fördelningen av arbetstiden

Med produktivitet avses förhållandet mellan resultat och insatser. Produktiviteten ökar om resultaten ökar relativt sett mer än insatserna. En förutsättning för utvecklingen av produktiviteten är att produktiviteten kan mätas.

När det gäller den tematiska helheten produktivitet utreddes allokeringen av Migrationsverkets personalresurser och användningen av arbetstiden. Dessutom konstaterades det att det är nödvändigt att klargöra hur automatiseringen påverkar arbetet vid verket, vilka besparingar som kan förväntas i anslutning till digitaliseringen och inom vilken tidsram dessa besparingar uppnås. I samband med helheten dryftades i allmänhet sätten för att utveckla analysen av produktiviteten.

Under projektets gång gjordes olika pilotförsök med uppföljning av användningen av arbetstiden vid verket. Även rekryteringsprocesserna utreddes. Det finns dock skäl att fortsätta att dryfta mätningen av produktiviteten. Projektarbetsgruppen rekommenderar att Migrationsverket i fortsättningen utnyttjar utomstående expertis för att utveckla indikatorerna för produktivitet.

Migrationsverket vill betjäna både kunderna och samhället allt bättre

Migrationsverket börjar utveckla uppföljningen av prognostiseringen, produktiviteten och verkningsfullheten i enlighet med rekommendationerna. Migrationsverket vill i framtiden ta fram korrekt och aktuell information för planeringen och ledningen av sin verksamhet och till stöd för det politiska beslutsfattandet.

– Det pågår redan många utvecklingsåtgärder, till exempel projektet Lupa 22 där  uppehållstillståndsprocessen för arbetstagare och studerande görs smidigare, utveckling av informationsledningen och fortsatt digitalisering. De aktuella rekommendationerna ger ytterligare fart åt verksamheten. Vårt mål är att i fortsättningen allt bättre betjäna såväl kunderna som samhället, säger Elina Immonen, Migrationsverkets biträdande chef.

Projektet genomfördes under ledning av inrikesministeriets migrationsavdelning den 20 november 2020–31 december 2021. I arbetsgruppen ingick också representanter för arbets- och näringsministeriet, undervisnings- och kulturministeriet, utrikesministeriet, finansministeriet och Migrationsverket.

Ytterligare information:

Sanna Sutter, migrationsdirektör, inrikesministeriet, tfn 0295 488 200, sanna.sutter@govsec.fi
Elina Immonen, biträdande chef, Migrationsverket, tfn 0295 433 842, elina.immonen@migri.fi