Maahanmuuttoviraston kehittämisessä hyödynnetään jatkossa entistä tarkempaa tietoa

Sisäministeriön hankkeessa tutkittiin keinoja, joilla voidaan selkeyttää kuvaa Suomeen lähivuosina kohdistuvasta maahanmuutosta ja sen vaikutuksista Suomen maahanmuuttohallintoon, erityisesti Maahanmuuttovirastoon. Tarkoitus on varmistaa, että maahanmuuttohallinto vastaa yhteiskunnan tarpeisiin sujuvilla palveluilla.

Suomen väestö ikääntyy, joten maahanmuutolla on merkittävä rooli huoltosuhteen parantamisessa ja työikäisen väestön lisäämisessä. Muuttoliike on osa elinvoimaista yhteiskuntaa.

– Työvoiman, opiskelijoiden ja perheiden muutto Suomeen on viime vuosina lisääntynyt tasaisesti. Valtiontalouden kehyksissä Migrille osoitetut määrärahat ovat lähivuosina kuitenkin laskussa. Siksi on välttämätöntä löytää keinoja, joilla virasto voi ylittää kuilun kasvavien hakemusmäärien ja käytössään olevien resurssien välillä, sanoo maahanmuuttojohtaja Sanna Sutter sisäministeriön maahanmuutto-osastolta.

Hankkeessa selvitettiin työkaluja, joilla Maahanmuuttovirasto voi kehittää ennakointiaan sekä toimintansa vaikuttavuuden ja tuottavuuden mittaamista.

Ennakointitiedon julkisuus tukee poliittista päätöksentekoa

Ennakointi liittyy tuleviin hakemusmääriin ja hakemusten käsittelemiseksi tarvittaviin resursseihin. Hankkeen aikana tutustuttiin Alankomaiden, Norjan ja Ruotsin maahanmuuttoviranomaisten ennakointimalleihin, joista poimittiin toimivia ratkaisuja Suomen käyttöön. Lisäksi Maahanmuuttoviraston työntekijöille järjestettiin työpajoja, joiden tuloksena syntyi ehdotus viraston omasta ennakointimallista.

Hanketyöryhmä suosittelee, että Migri vakiinnuttaa viraston ennakointiverkoston toiminnan, osallistaa siihen kaikki viraston yksiköt ja prosessit ja osoittaa jollekin selvän vetovastuun. Prosessiin on syytä ottaa mukaan myös ulkopuolisia asiantuntijoita.

Uuden mallin mukaiset ennakointitiedot on tarkoitus julkistaa. Näin tietoa voidaan hyödyntää myös yhteiskunnallisessa keskustelussa ja poliittisessa päätöksenteossa esimerkiksi viraston resursseista.

Yhteiskunnallisen vaikuttavuuden mittaamista on kehitettävä jatkuvasti

Vaikuttavuuden osalta hankkeessa lähdettiin selvittämään, miten voitaisiin mitata paremmin sitä yhteiskunnallista vaikuttavuutta, jota maahanmuuttohallintoon sijoitetusta rahasta saadaan vastineeksi. Valtion talousarvion tunnuslukujen ei katsota parhaalla mahdollisella tavalla kuvaavan maahanmuuttohallinnon vaikuttavuutta.

Hankkeen aikana aloitettiin kokonaisvaltaisemman mittariston kehittäminen, mutta työtä on jatkettava suunnitelmallisesti sekä Maahanmuuttoviraston sisällä että yhdessä muiden maahanmuuttohallinnon toimijoiden kanssa. Virasto tuottaa uusia mittareita valtion talousarvioesitykseen ja viraston tulossopimukseen keväällä 2022.

– Vaikuttavuusmittariston kehittäminen on jatkuva prosessi. Paremmat mittarit eivät silti ole mikään itsetarkoitus tai tekninen harjoitus. Niiden avulla arvioidaan, miten Migrin toiminta vaikuttaa yhteiskuntaamme, Sutter toteaa.

Tuottavuutta selvitettiin henkilöstöresursseja ja työajan kohdentumista tarkastelemalla

Tuottavuudella tarkoitetaan tuotosten ja panosten suhdetta. Tuottavuus kasvaa, jos tuotos kasvaa suhteessa enemmän kuin panosten käyttö. Edellytys tuottavuuden kehittämiselle on se, että tuottavuutta pystytään mittamaan.

Tuottavuuden teemakokonaisuudessa selvitettiin Maahanmuuttoviraston henkilöstöresurssien kohdentumista ja työajan käyttöä. Lisäksi todettiin, että on tarpeen selkeyttää kuvaa automatisaation vaikutuksista viraston työhön sekä siitä, millaisia säästöjä digitalisaatiosta on odotettavissa ja millaisella aikataululla nämä säästöt tapahtuvat. Kokonaisuudessa pohdittiin ylipäänsä keinoja tuottavuuden analysoimisen kehittämiseksi.

Hankkeen aikana virastossa tehtiin erilaisia työajan käytön seurantaa koskevia pilotteja sekä selvitettiin rekrytointiprosesseja. Myös tuottavuuden mittaamista koskevaa pohdintaa on kuitenkin syytä edelleen jatkaa. Hanketyöryhmä suosittelee, että Migrissä hyödynnetään jatkossa ulkopuolista asiantuntijaosaamista tuottavuusmittarien kehittämiseen.

Migri haluaa palvella yhä paremmin niin asiakasta kuin yhteiskuntaa

Maahanmuuttovirasto ryhtyy kehittämään ennakoinnin, tuottavuuden ja vaikuttavuuden seurantaa suositusten mukaisesti. Tulevaisuuden Maahanmuuttovirasto tuottaa oikeaa ja ajantasaista tietoa toimintansa suunnittelua ja johtamista varten sekä poliittisen päätöksenteon tueksi.

– Käynnissä on jo ennestään monia kehittämistoimenpiteitä, kuten työntekijöiden ja opiskelijoiden oleskelulupaprosessia sujuvoittava Lupa 22 -hanke, tiedolla johtamisen kehittäminen ja digitalisaation jatkaminen. Nyt saamamme suositukset kirittävät toimintaa entisestään. Tavoitteenamme on palvella jatkossa entistä paremmin niin asiakasta kuin yhteiskuntaa, sanoo Maahanmuuttoviraston apulaispäällikkö Elina Immonen.

Hanke toteutettiin sisäministeriön maahanmuutto-osaston johdolla 20.11.2020–31.12.2021. Työryhmässä edustettuina olivat myös työ- ja elinkeinoministeriö, opetus- ja kulttuuriministeriö, ulkoministeriö, valtiovarainministeriö ja Maahanmuuttovirasto.

Lisätietoja:

maahanmuuttojohtaja Sanna Sutter, sisäministeriö, p. 0295 488 200, [email protected]
apulaispäällikkö Elina Immonen, Maahanmuuttovirasto, p. 0295 433 842, [email protected]