Milja Jumppainen - työviikkoni ministeriössä

Milja Jumppainen - työviikkoni ministeriössä

Torstai

Aamu alkaa kollegoiden kanssa kahvihuoneessa. Keskustelu vaihtelee päivän polttavista puheenaiheista omiin ruuanlaittotaitoihin. Hörpin kahvini ja varmistan, minne päin taloa minun täytyy suunnata harjoittelujaksoni ensimmäiseen koulutukseen. Ensimmäisenä päivänä kun onnistuin eksymään jo parin kerroksenkin välillä.

Päivä alkaa ACTA-koulutuksella. ACTA on ministeriön asianhallintajärjestelmä, joka tulee olemaan yksi tärkeimpiä työkalujani harjoittelun aikana. Koulutuksessa käydään kolmen tunnin aikana perusteellisesti läpi kaikki järjestelmän perustoiminnot sekä teoriassa että käytännön tasolla.

Iltapäivällä perehdyn yksikkömme menoihin, joiden pohjalta minun on tarkoitus laatia talousseurannan taulukko. Excel-taidot pääsevätkin siis testiin - ei näitä turhaan koulussa ole viilattu melkein jokaisella kurssilla.

Milja Jumppainen -työviikkoni ministeriössä

Perjantai

Olen aiemmin viikolla pyytänyt tiimini jäseniltä mahdollisia tehtäviä lisää, sillä sain alkuviikolla laadittua valmiiksi prosessikaavion, jonka parissa meni useampi päivä. Kaaviota tullaan käyttämään yksiköiden kokouksissa ja tulevaisuutta suunniteltaessa, joten kävimme esimieheni kanssa useamman kerran prosessia läpi ja teimme kaavioon muutoksia aina isommista linjoista pieniin sanavalintoihin saakka. Kaavion avulla pääsi kyllä paremmin ymmärtämään osastojen toimintaa ja hierarkioita, vaikka aluksi tuntuikin, etten saa aiheesta mitään käsitystä.

Saankin muutaman tehtävän lisää täyttämään kalenteriani, se kun näin harjoittelun alussa on vielä aika tyhjillään.

Lounaan jälkeen jatkan erilaisten tiedostojen ja taulukoiden laatimista, mitkä olen aiemmin saanut hoitaakseni. Välillä sähköpostiini kilahtaa erilaisia pyyntöjä tai tarjouksia, liittyen tuleviin sekä käynnissä oleviin projekteihin ja työryhmiin. Iltapäivällä käyn pikaisen palaverin kahvin merkeissä muutamaan julkaisuun liittyen, joihin tarvitaan myös minun työpanostani.

Maanantai

Viikonlopun jälkeen päivä käynnistetään rauhallisesti yhteisillä aamukahveilla. Aamupäivällä käyn vastaanottamassa osaston tekemän tilauksen ja tarkistan saapuneet tavarat. Koska olen koko aamupäivän ollut poissa koneen äärestä, huomaan lounaan jälkeen sähköpostiin tulleen useampia toimeksiantoja, jotka täytyy hoitaa. Iltapäivä kuluukin sitten tehtävälistaa ja sähköpostia tyhjentäessä.

Tiistai

Jatkan eilistä, ministeriön yhteisen tilauksen purkamista, minkä aikana pääsen näkemään myös eri osastojen työntekijöitä, joihin en ole aiemmin törmännyt. On mukava päästä tapaamaan (edes pikaisesti) uusia henkilöitä eri osastoilta, sillä normaalisti vaihdan kuulumisia ainoastaan oman osastoni henkilöiden kanssa.

Iltapäivällä pidämme esimieheni kanssa palaverin tuleviin kokouksiin, tilaisuuksiin ja toimeksiantoihin liittyen.

Keskiviikko

Aamu alkaa toisella uusille työntekijöille tarkoitetulla järjestelmäkoulutuksella. Tämän jälkeen kalenterini näyttää tyhjää, mutta vaikkei mitään olekaan sovittuna, koko päivä menee oikeastaan sähköpostiin tipahtelevia pyyntöjä ja tehtäviä hoidettaessa. Naputtelen tulevien kokousten esityslistoja, tutustun tulevien työryhmien sisältöihin ja selvittelen siinä sivussa muutaman tilaisuuden puhujia sekä paikkavaihtoehtoja.

Mielestäni uudet työntekijät, myös ihan "vain harjoittelijat", on huomioitu hyvin perehdytyksiä ja koulutuksia suunniteltaessa: tilaisuudet on aikataulutettu heti ensimmäisille viikoille, jotta omista työtehtävistä ja vastuualueista on mahdollista saada helpommin ja nopeammin kiinni.

Torstai

Tällä viikolla työryhmät ovat alkaneet jälleen kokoontua vuodenvaihteen jälkeen. Kalenterissani on jokaisena päivänä jokin kokous, muutamana päivänä jopa useampi.  Kokousten avulla alan hahmottaa paremmin yksikköni toimintaa sekä ylipäänsä sitä kaikkea, missä SM ja HKO onkaan mukana. Toki ensimmäiset kokoukset menevät suurimmalta osin täysin yli tietämykseni tai ymmärrykseni, sillä asioista puhutaan lyhenteillä ja termeillä, joihin en koulumaailmassa ole joutunut törmäämään. Työryhmissä pääsen tapaamaan eri osastoista ja yksiköistä monia mielenkiintoisia henkilöitä sekä kuulemaan tarkemmin eri yksiköiden toimintatapoja.

Kotiin lähtiessäni tarkistan vielä pikaisesti kalenterini: tulevat viikot alkavat täyttyä mukavasti kokouksista ja muitakin tehtäviä kertyy. Huomaan jo nyt, että myös harjoittelijalta tullaan vaatimaan tarkkuutta, järjestelmällisyyttä ja suunnitelmallisuutta. Työt eivät täällä kyllä varmasti lopu eikä tylsää ehdi tulla! 