Ennakointi ja tietojohtaminen raottavat tietämättömyyden esirippua

Joskus virkahenkilö ja poliittinen päätöksentekijäkin tuskailevat vähintään hiljaa mielessään vanhaa tuttua sanontaa, jonka mukaan tieto lisää tuskaa. Informaatioähky ja jatkuva tietovirta koettelevat nyky-yhteiskuntaa monessa mielessä.

Puhumme tiedolla johtamisesta, tiedon huoltovarmuudesta¹ sekä dis-, mis- ja malinformaatiosta. Yllättävien kriisien ja häiriötilanteiden kohdatessa olemme kuitenkin usein tietämättömyyden esiripun² takana. 

Ennakointi osaksi organisaation toimintakulttuuria

Mikä siis avuksi tilanteisiin, joissa olemme Yllätysten edessä³? Tiedon lisäksi puhumme varsinkin sisäasiainhallinnossa varautumisesta, valmiudesta ja ennakoinnista. Jotta voimme olla varautuneita, täytyy meidän ennakoida erilaisia vaihtoehtoisia kehityskulkuja. Usein ajattelemme, että ennakointi ja toimintaympäristön analysointi ovat lähinnä nippu teknisiä menetelmiä, joilla keräämme ja toivottavasti myös analysoimme dataa ja informaatiota ympäristöstämme. 

Ollaksemme varautuneita, meidän täytyy kuitenkin ymmärtää sekä ennakointi että toimintaympäristön analyysi laajemmin. Ollakseen vaikuttavaa ennakoinnin tulee olla osa organisaation toimintakulttuuria ja arkisia työnteon tapoja. Ennakointi on osa jokaisen normaalia arjen työtä, emme vain useinkaan näe sitä näin, vaan ajattelemme ennakoinnin tapahtuvan erillisellä ”ennakointiryhmissä”. 

Ennakoinnin aikajänteet vaihtelevat. Yksittäinen rajavartija, poliisi tai pelastaja ennakoi jokaisen työtehtävänsä ehkäpä minuuttien, puolen tunnin tai tunnin aikajänteellä – ja valmistautuu toimimaan näiden eri skenaarioiden pohjalta. Vartiosto, poliisi- ja tai pelastuslaitos sekä hyvinvointialue, kaikki suunnittelevat toimintaansa sekä tekevät varautumissuunnitelman vähintään vuoden tai kahden aikajänteellä eteenpäin. Tämäkin suunnittelu edellyttää, ja on osa, toimintaympäristön analyysia sekä ennakointia. Laitosten tulos- ja informaatio-ohjaus taas perustuu ennakoituihin kehityskulkuihin keskipitkällä, 2-5 vuoden aikajänteellä. Ministeriön ja valtioneuvoston tasolla ennakointi keskittyy usein pitkään 5-10 vuoden aikajänteeseen ja siitä eteenpäin ennakointiin – millaisia trendejä⁴ tai heikkoja signaaleja⁵ on näkyvissä, miten ne vaikuttavat meidän toimintaamme ja mihin ohjausta tulisi tulevaisuudessa suunnata, jotta olemme valmiita ja varautuneita yhteiskunnan muutoksiin ja erilaisiin yllätyksiin. 

Tietojohtaminen auttaa selättämään yhteiskunnallisia ongelmia 

Julkiseen toimintaan vaikuttavat moninaiset ja muuttuvat institutionaaliset vaatimukset sekä intressit kuten politiikka. Tietojohtaminen⁶ ja tiedon johtaminen⁷ mahdollistavat tilannekuvan muodostumista, toimintaympäristön analyysia kuin ennakointiakin. Tietojohtamista tarvitaan niin organisaation sisäisen tehokkuuden ylläpitämiseen ja kehittämiseen kuin ulkoisten yhteiskunnallisten ongelmien selättämiseen.

Usein kuulee esitettävän ajatuksen siitä, että turvallisuudessa on onnistuttu silloin, kun mitään ei erityisesti näytä tapahtuvan. Olemme turvassa, kun asiat rullaavat normaaliin malliin. Sama pätee tietojohtamiseen ja ennakointiinkin. Organisaatio on onnistunut niissä, jos asiat rullaavat mutkattomasti – eikä mitään erityistä näytä tapahtuvan. 

Hallitusohjelman mukaisesti sisäministeriö pyrkii hyödyntämään yhteiskunnallisia tietovarantoja ja tutkittua tietoa päätöksenteossa, jotta resurssit voidaan kohdistaa vaikuttaviin toimenpiteisiin. Sisäministeriön ennakointikykyä ja tietojohtamisen osaamista on kehitetty jo vuosia. Haluamme työskennellä ennakoivasti ja tunnistaa erilaisia muutosvoimia, jotta näemme myös tämän päivän haasteita pidemmälle. Kevään aikana sisäministeriössä käydään tietojohtamisen osastokierros, jotta tunnistetaan hallinnonalan eri toimijoin tarpeita sekä hyödynnetään kattavammin olemassa olevia hyviä käytäntöjä.

Kun ennakointi ja tietojohtaminen ovat osa normaalia arjen työtä ja toimintakulttuuria, tarjoaa se mahdollisuuden onnistua myös turvallisuuden ylläpitämisessä ja edistämisessä. Työmme ministeriössä ja hallinnonalalla, kaikilla tasoilla ja toiminnoissa, on onnistunut silloin, kun kukaan ei edes osaa meitä kaivata. Silloin meillä saattaa olla valmiina käsikirjoitus, edes sen alku, yllättäviinkin tilanteisiin, joita kulloisen esiripun noustessa alkaa paljastua. 

Alisa Puustinen
erityisasiantuntija

¹ Tiedon huoltovarmuus kompleksisessa ympäristössä | IRWIN-hanke
² Paranoidia optimismia vai kognitiivista inhorealismia? | Harri Jalonen
³ Tom Hanén: Yllätysten edessä | Maanpuolustuskorkeakoulu, Julkaisusarja 1: Tutkimuksia nro 11
⁴ Topi - tulevaisuudentutkimuksen oppimateriaali | Tulevaisuuden tutkimuskeskus, Turun kauppakorkeakoulu, Turun yliopisto
⁵ Heikot signaalit | Sitra
⁶ Tietojohtaminen | vm.fi
⁷ Tietojohtaminen ja tiedolla johtaminen – lyhyt oppimäärä | datalab.fi