Inrikesministeriet har som första ministerium beslutat att göra hela ärendehanteringsprocessen elektronisk
Inrikesministeriet har som första ministerium beslutat att göra hela ärendehanteringsprocessen elektronisk. Alla handlingar registreras, hanteras och arkiveras elektroniskt. Riksarkivet har gett inrikesministeriet som ett av de första ministerierna tillåtelse att arkivera de handlingar som ska förvaras varaktigt i elektroniskt format i ministeriets ärende- och dokumenthanteringssystem (ASDO).
Även beslutsfattandet ska göras elektroniskt. Som första steg har man tagit i bruk en elektronisk signatur i remisshandlingar. Ministeriet utvecklar sin egen och förvaltningsområdets elektroniska ärendehantering på ett övergripande sätt och reviderar samtidigt verksamhetsprocesserna. I början av 2010 ändrade ministeriet sin process för hantering av remissärenden genom att remisshandlingarna började undertecknas enbart elektroniskt. En handling som undertecknats elektroniskt ersätter den för hand undertecknade och är samtidigt ministeriets arkivexemplar.
Ministeriet skickar elektroniskt undertecknade handlingar till mottagarna antingen till en angiven e-postadress eller vid behov på traditionellt sätt i pappersform med post. Ministeriet fortsätter att göra sina processer elektroniska och tar efter hand i bruk elektroniska signaturer i alla sina handlingar.
Inrikesministeriet hoppas att de elektroniska handlingarna snabbt kommer att öka i skriftväxlingen mellan myndigheter. Ministeriet rekommenderar att handlingarna därför alltid ska innehålla en officiell e-postadress för ärendet. Inrikesministeriet tar emot elektroniska meddelanden och handlingar på det sätt som förutsätts i lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003).
Närmare information: projektchef Markku Kraft, 071878 8321