Dataskydd och behandling av personuppgifter vid inrikesministeriet
Kontaktuppgifter
Dataskyddsombud
Mikko Levämäki, dataskyddsombud
[email protected]
Personuppgiftsansvarig
Inrikesministeriet, PB 26, 00023 Statsrådet
Registratorskontoret: [email protected] och tfn 0295 418 888
Dataombudsmannen övervakar att dataskyddslagstiftningen iakttas i Finland. Mer information om dina dataskyddsrättigheter finns på dataombudsmannens webbplats tietosuoja.fi.
Behandling av personuppgifter
Personuppgifter registreras endast av grundad anledning. I regel behövs uppgifterna för att vi ska kunna sköta ministeriets lagstadgade uppgifter, tillhandahålla tjänster och kontakta dig.
Det är frivilligt att använda ministeriets webbtjänster, och personuppgifterna används inte för andra syften än de angivna. Till exempel för prenumerationstjänsterna ber vi att få din e-postadress för att kunna skicka meddelanden till dig. I bloggkommentarer ber vi dig ange förutom din e-postadress också ditt namn, som sedan visas i kommentarsfältet.
Information om de personuppgifter som inrikesministeriet behandlar i sina system finns i slutet av sidan.
Registrerade personuppgifter
Uppgifterna behandlas av ministeriets personal samt de samarbetspartner som producerar tjänster och deras underleverantörer, med vilka ministeriet i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen har avtalat om behandlingen av personuppgifter.
Uppgifterna bevaras i enlighet med inrikesministeriets informationsstyrningsplan eller under tjänstens livscykel eller tills du själv avslutar prenumerationen.
Rättigheter för dig som använder tjänsterna
Som användare av tjänsterna har du bland annat rätt att få information om vilka uppgifter vi registrerar om dig och vem som behandlar uppgifterna. Du kan också kontrollera de uppgifter vi samlat in om dig och vid behov uppdatera dem.
Om du upptäcker fel eller brister i dina uppgifter, kan du be att de korrigeras. I ett sådant fall ber vi dig berätta vilken uppgift som är felaktig och motivera varför den är det. Vi ber dig också berätta på vilket sätt dina uppgifter ska ändras eller kompletteras.
- Rätt att kontrollera egna uppgifter
Du kan be att få se dina personuppgifter som har registrerats i tjänsterna genom att skicka en begäran om information till ministeriets registratorskontor per brev eller e-post eller göra begäran per telefon.
Blankett för begäran om information
Registratorskontorets kontaktuppgifter
- Rättelse eller komplettering av uppgifter
Om du upptäcker fel eller brister i dina uppgifter, kan du be att de korrigeras. I ett sådant fall ber vi dig berätta vilken uppgift som är felaktig och motivera varför den är det. Vi ber dig också berätta på vilket sätt dina uppgifter ska ändras eller kompletteras.
- Begränsning av behandlingen av uppgifter
Om du har meddelat att dina uppgifter är felaktiga, har du rätt att begära att behandlingen av uppgifterna begränsas tills det har säkerställts att uppgifterna är korrekta.
- Återkallelse av samtycke till användningen av uppgifter
Du kan skriftligen be ministeriet radera dina uppgifter ur tjänsten. Du kan själv när som helst radera uppgifterna om dina prenumerationer genom att avsluta prenumerationen via den länk som finns i slutet av varje e-postmeddelande som vi skickar.
Registratorskontorets kontaktuppgifter
- Besvär eller klagomål som gäller behandlingen av personuppgifter
I fråga om behandlingen av dina uppgifter kan du vid behov lämna in ett besvär eller klagomål till dataombudsmannen.
Tietosuoja.fi
Om du vill ha mer information om hur dina personuppgifter behandlas vid ministeriet, ber vi dig kontakta ministeriets dataskyddsombud.
Registrerade personuppgifter
Statsrådet tillhandahåller en offentlig webbtjänst för hantering och publicering av statsrådets och ministeriernas projektinformation.
Tjänsten för projektinformation innehåller personuppgifter som statsrådets kansli behandlar i enlighet med artikel 86 i dataskyddsförordningen för att utföra en uppgift av allmänt intresse och med beaktande av allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar.
Personuppgifterna i tjänsten för projektinformation har fåtts av statsrådets tjänstemän som har fört in uppgifter om olika projekt i tjänsten.
Registrerade uppgifter
Tjänsten för projektinformation innehåller namnuppgifter om och e-postadresser och telefonnummer till projektens ansvars- och kontaktpersoner och t.ex. arbetsgruppernas medlemmar.
Utlämnande av uppgifter
De personuppgifter som finns i tjänsten för projektinformation överförs inte utanför EU eller EES-området.
Bevaringstid för uppgifterna
Uppgifter om de personer som deltagit i ett projekt (med undantag av uppgifter om kontaktpersonen) raderas automatiskt på webben när projektet har avslutats. Personuppgifterna syns dock fortfarande i gränssnittet för statsrådets tjänstemän. Uppgifterna bevaras i gränssnittet för statsrådets tjänstemän bl.a. för utarbetande av rapporter om personer som deltagit i projekten.
I Acta behandlas administrativa ärenden som anhängiggjorts vid inrikesministeriet.
Registrerade uppgifter
I systemet registreras namn, adress, telefonnummer, e-postadress, andra kontaktuppgifter och språk i fråga om den som inlett ärendet (uppdragsgivaren), upprättat handlingen eller tagit emot handlingen.
Utlämnande av uppgifter
Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området.
Bevaringstid för uppgifterna
Bevaringstiderna för personuppgifter bestäms i enlighet med arkivbildningsplanen. Beroende på dokumentet är bevaringstiden 3 år – varaktigt.
I systemet behandlas sådana ansökningar om medel ur EU-fonderna för inrikes frågor som lämnats in till och sådana projekt inom EU-fonderna för inrikes frågor som inletts vid inrikesministeriet.
Registrerade uppgifter
den stödsökandes namn, stödmottagarens namn, namn, e-post och telefonnummer för kontaktpersonen för ansökan om stöd och för kontaktpersons ersättare, namn, e-post och telefonnummer för den kontaktperson som sköter ekonomiska ärenden som gäller en ansökan om utbetalning, uppgifterna om sammansättningen av projektets styrgrupp, som preciserande uppgifter som används vid rapporteringen av ekonomiska uppgifter i ansökan om utbetalning sparas särskilt löneuppgifter, de övriga personuppgifter som den stödsökande eller stödtagaren antecknat i ansökan om stöd eller ansökan om utbetalning eller som ingår i dokument som inlämnats som bilagor till dem (bl.a. huvudböcker och rapporter om beräkningen av fördelningen av lönerna)
Utlämnande av uppgifter
Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området.
Bevaringstid för uppgifterna
Bevaringstiderna för personuppgifter bestäms i enlighet med arkivbildningsplanen. Bevaringstiden grundar sig på lagen om fonderna inom området för inrikes frågor 903/2014. Beroende på dokumentet är bevaringstiden 10 år – varaktigt
Portalen för den inre säkerheten är en digital samarbetsplattform för säkerhetsexperter, berörda grupper och nätverk.
Registrerade uppgifter
När du registrerar dig för tjänsten ber vi dig ange ditt namn, din organisation, ditt yrke eller din uppgift samt din e-postadress. Uppgifterna används för att sköta kundrelationerna i portalen. Den e-postadress som du angett fungerar som användarnamn i portalen.
Utlämnande av uppgifter
Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området. Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.
Bevaringstid för uppgifterna
Uppgifterna bevaras i webbtjänsten tills du själv raderar din profil från portalen Tuovi.
Syftet med kameraövervakning är att garantera rättsskyddet och säkerheten för anställda och besökare vid inrikesministeriet, att skydda arbetsgivarens och arbetstagarens egendom samt att förebygga och reda ut brott. Vi använder uppgifterna i registret för att reda ut passagehändelser och identifiera personer som vistas i lokalerna.
Vi behandlar uppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen, dvs. för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
Registrerade uppgifter
I registret förs in bildmaterial av personer och fordon som vistas på platser med kameraövervakning. I registret förs också in uppgifter om kameran samt datum och klockslag för bildmaterialet.
Kameraövervakningen utsträcks inte till platser eller syften som förbjuds i 16 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).
Utlämnande av uppgifter
Vi lämnar inte regelmässigt ut uppgifter som finns i kameraövervakningsregistret. Vi lämnar ut uppgifter till polisen eller andra behöriga myndigheter i vissa fall som särskilt anges i lag, t.ex. för att reda ut brott. Uppgifter lämnas alltid ut bara på basis av en myndighets specificerade begäran. Uppgifter som finns i registret lämnas inte ut och överförs inte utanför EU eller EES-området.
Bevaringstid för uppgifterna
Bildmaterial från kameraövervakningen lagras i regel i en månad.
Vi samlar in personuppgifter som behövs för enkäter och anmälningar till evenemang.
Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Registrerade uppgifter
Informationsinnehållet varierar från fall till fall, men vanligtvis ber vi dig ange ditt namn och din e-postadress när du anmäler dig till ett evenemang. Beroende på evenemang kan vi också vid behov begära övriga personuppgifter.
Utlämnande av uppgifter
I enskilda fall kan vi lämna ut uppgifter till aktörer som har en anknytning till enkäterna, t.ex. till ministeriets övervakningstjänster. Våra underleverantörer behandlar personuppgifterna i egenskap av tjänsteproducent.
Bevaringstid för uppgifterna
När det gäller enkäter varierar den ändamålsenliga bevaringstiden från fall till fall.
När det gäller anmälningar till evenemang är bevaringstiden den tid som behövs för att ordna ett evenemang och för åtgärder efter det, vilket innebär att uppgifter bevaras i högst sex månader efter evenemanget. I enskilda fall är bevaringstiden den tid som ekonomiförvaltningen, arkiveringen eller den tekniska säkerhetskopieringen kräver.
Inrikesministeriet är personuppgiftsansvarig i fråga om ekonomi-, avtals- och personalförvaltningsärenden. I ekonomi-, avtals- och personalförvaltningens register förs in uppgifter som behövs bl.a. vid betalning av arvoden, tjänsteresor och reseersättningar, uträttande av ärenden och arbete vid inrikesministeriet, fakturering och betalning av fakturor, förvaltning av avtal och offentliga upphandlingar.
I våra register lagras med stöd av artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla våra lagstadgade rättigheter och skyldigheter som personuppgiftsansvarig.
Registrerade uppgifter
Vi samlar in personuppgifter endast i den omfattning som syftet med behandlingen kräver. De personuppgifter som samlas in kan delas in i följande kategorier: identifieringsuppgifter (t.ex. namn och bankförbindelse), utbetalningsuppgifter (t.ex. reseersättningar), uppgifter som gäller avtal (t.ex. offentliga upphandlingar) och eventuella andra behövliga uppgifter.
Utlämnande av uppgifter
Vi kan lämna ut uppgifter eller lägga ut behandlingen av dem enbart enligt vad som förpliktas eller tillåts i lag. Uppgifter lämnas regelmässigt ut till finansinstitut för utbetalningar, till Keva för pensioner, till skatteförvaltningen för beskattning och till Skyddspolisen för säkerhetsutredningar. Därtill har behandlingen av personuppgifter lagts ut till Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning och systemleverantörerna. Resebyrån kan överföra personuppgifter till tredjeländer och ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att personuppgifterna behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen.
Bevaringstid för uppgifterna
Personuppgifter som hör till ekonomi-, avtals- och personalförvaltningen bevaras i enlighet med den lagstiftning som reglerar dessa helheter. Vi ger på begäran närmare information om bevaringstiden för personuppgifter i ett specifikt system
Lediga tjänster utlyses i tjänsten Valtiolle.fi, som är den huvudsakliga kanalen för att lämna in arbetsansökningar.
I tjänsten Valtiolle.fi samlar vi in de uppgifter som är väsentliga för urvalsprocessen. Uppgifterna fås av sökandena själva då de lämnar in sin arbetsansökan. Efter ansökningsprocessen utarbetar vi en jämförelsepromemoria, där sökandenas meriter jämförs i enlighet med statstjänstemannalagen och arbetsmarknadsverkets anvisningar.
Vi behandlar sökandenas personuppgifter i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. Vid behandlingen iakttas dessutom statstjänstemannalagen (750/1994), statstjänstemannaförordningen (971/1994) och lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).
Uppgifterna från en säkerhetsutredning av en person som blivit vald till en tjänst behandlar vi i enlighet med 45 och 58–59 § i säkerhetsutredningslagen.
Registrerade uppgifter
Vi samlar in följande personuppgifter: identifieringsuppgifter om sökanden (namn, kön, adress, telefonnummer, e-postadress och eventuell annan kontakt), uppgifter som sökanden angett i ansökan (t.ex. uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet), övriga uppgifter som sökanden lämnat till stöd för sin ansökan (t.ex. matrikel/meritförteckning, skolbetyg och studieintyg, arbetsintyg, referenser som den sökande angett) samt övriga nödvändiga uppgifter som hänför sig till arbetsansökan och villkoren för tillsättningen av tjänsten.
Utlämnande av uppgifter
Uppgifter lämnas inte ut regelmässigt. Vi lämnar ut uppgifter på begäran i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter och handlingar är offentliga när de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag. Vi lämnar inte ut personuppgifter utanför EU eller EES-området.
Bevaringstid för uppgifterna
Ansökningarna raderas ur tjänsten Valtiolle.fi tolv månader efter att rekryteringsprocessen har avslutats. Bevaringstiderna för uppgifter som behövs för rekryteringsprocessen vid inrikesministeriet bestäms närmare med stöd av arkivlagen (831/1994), arkivverkets föreskrift AL 16465/07.01.01.03.02/2016 och ministeriets arkivbildningsplan. Vi ger på begäran närmare information om behandlingstiden för ditt ärende.
Det går att prenumerera på nyhetsbrev och annat aktualitetsmaterial på webbplatsen. Personuppgifter som lämnas i samband med prenumerationen behandlas av anställda vid inrikesministeriet och av vår tjänsteleverantör Emaileri med vilken vi har avtalat om behandlingen av personuppgifter.
Vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra inrikesministeriets rättsliga förpliktelse (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen och 20 § i offentlighetslagen) samt utifrån ditt samtycke.
Registrerade uppgifter
I prenumerationstjänsterna för nyhetsbrev och aktualitetsmaterial registreras den e-postadress som lämnats i samband med prenumerationen.
Utlämnande av uppgifter
Vi överför inte personuppgifter utanför EU eller EES-området. Uppgifter lämnas inte heller ut för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.
Bevaringstid för uppgifterna
Uppgifterna i prenumerationstjänsterna för aktualitetsmaterial och nyhetsbrev bevaras tills prenumeranten avslutar prenumerationen.
Genom responsblanketten på webbplatsen kan du skicka in frågor och respons. Det är också möjligt att kommentera blogginläggen på webbplatsen.
Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
Registrerade uppgifter
Vi ber dig fylla i ditt namn i responsblanketten. Om du önskar svar på ditt meddelande ber vi dig fylla i din e-postadress.
I bloggkommentarer ber vi dig ange din e-postadress och ditt namn, som sedan visas i kommentarsfältet.
Utlämnande av uppgifter
Vi överför inte personuppgifter utanför EU eller EES-området. Uppgifter lämnas inte heller ut för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.
Bevaringstid för uppgifterna
De uppgifter som skickats in via responsblanketten raderas när det förflutit ett år från responsen. Bloggkommentarer bevaras under blogginläggets livscykel.
Inga sådana uppgifter samlas in med hjälp av vilka enskilda användare kan identifieras. Användarens IP-adress kan i vissa fall anses vara en personuppgift.
Utöver IP-adresser samlar vi in allmän statistik som används för att utveckla webbplatsen. Dessa uppgifter är nedladdade sidor, tidpunkt samt webbläsare och operativsystem.
På vissa sidor på webbplatsen finns inbäddade tredjepartsapplikationer, till exempel flöden från sociala medier, videor eller poddsändningar. I dessa applikationer används kakor, som förmedlar information om nedladdningen av sidan till en tredje part.