Dataskydd och behandling av personuppgifter vid inrikesministeriet

Statsrådet tillhandahåller en offentlig webbtjänst för hantering och publicering av statsrådets och ministeriernas projektinformation. 

Tjänsten för projektinformation innehåller personuppgifter som statsrådets kansli behandlar i enlighet med artikel 86 i dataskyddsförordningen för att utföra en uppgift av allmänt intresse och med beaktande av allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar.

Personuppgifterna i tjänsten för projektinformation har fåtts av statsrådets tjänstemän som har fört in uppgifter om olika projekt i tjänsten.

Registrerade uppgifter

Tjänsten för projektinformation innehåller namnuppgifter om och e-postadresser och telefonnummer till projektens ansvars- och kontaktpersoner och t.ex. arbetsgruppernas medlemmar. 

Utlämnande av uppgifter

De personuppgifter som finns i tjänsten för projektinformation överförs inte utanför EU eller EES-området. 

Bevaringstid för uppgifterna

Uppgifter om de personer som deltagit i ett projekt (med undantag av uppgifter om kontaktpersonen) raderas automatiskt på webben när projektet har avslutats. Personuppgifterna syns dock fortfarande i gränssnittet för statsrådets tjänstemän. Uppgifterna bevaras i gränssnittet för statsrådets tjänstemän bl.a. för utarbetande av rapporter om personer som deltagit i projekten.

Visselblåsarskydd, det vill säga skydd för rapporterande personer, gör det möjligt att rapportera överträdelser på ett säkert sätt. Överträdelser kan rapporteras genom en intern eller en extern rapporteringskanal. Bara anställda vid inrikesministeriet har tillgång till inrikesministeriets interna rapporteringskanal. Övriga personer, exempelvis pensionerade tjänstemän eller anställda hos samarbetspartner, kan lämna en rapport om sådana överträdelser i inrikesministeriets verksamhet som de upptäckt i sitt arbete och som omfattas av visselblåsarlagens tillämpningsområde till justitiekanslersämbetets centraliserade externa rapporteringskanal.

Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter anknyter till de uppgifter som föreskrivs i visselblåsarlagen (1171/2022). Enligt 30 § i visselblåsarlagen får den personuppgiftsansvarige behandla uppgifter som anknyter till särskilda kategorier av personuppgifter samt till fällande domar i brottmål och till brott endast om behandlingen är nödvändig med tanke på visselblåsarlagens syfte.
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen (behandling som behövs för fullgörandet av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter).

Uppgifter som behandlas

Rapporter som behandlas som ärenden som gäller visselblåsarskydd kan innehålla vilka personuppgifter som helst som den rapporterande personen har uppgett i sin rapport.

I ärenden som gäller visselblåsarskydd registreras den rapporterande personens personuppgifter inte som uppgifter om den som inlett ärendet i ärendets eller handlingens kontaktuppgifter. Inte heller personuppgifter om föremålet för rapporten registreras i ärendets eller handlingens kontaktuppgifter. Personuppgifter om den rapporterande personen och om föremålet för rapporten behandlas dock i handlingar som hänför sig till rapporten, till exempel i informationen om överträdelsen.

Personuppgifterna om den rapporterande personen och om föremålet för rapporten enligt visselblåsarlagen är alltid sekretessbelagda i sin helhet.

Situationer där uppgifter om den rapporterande personens identitet kan lämnas ut till en annan myndighet eller till föremålet för rapporten

Den som ansvarar för handläggningen av en rapport får trots den sekretess som det föreskrivs om i visselblåsarlagen lämna information om identiteten för den rapporterande personen och andra personer som nämns i rapporten, samt andra uppgifter som direkt eller indirekt avslöjar identitet, till en person som har utsetts att utreda rapportens riktighet, om det är nödvändigt att lämna denna information för att rapportens riktighet ska kunna utredas.

Den som ansvarar för handläggningen av en rapport får trots sekretessbestämmelserna även lämna information om identiteten för den rapporterande personen, föremålet för rapporten och andra personer som nämns i rapporten samt andra uppgifter som direkt eller indirekt avslöjar identitet, om informationen behövs

• till den behöriga myndigheten, för utredning av rapportens riktighet
• till förundersökningsmyndigheter, för att förebygga, avslöja och utreda brott och föra brott till åtalsprövning
• till åklagare, för de uppgifter som det föreskrivs om i 9 § i lagen om Åklagarmyndigheten (32/2019)
• till föremålet för rapporten, för uppgörande, framställande eller försvar av rättsliga anspråk i samband med en handläggning i domstol eller i ett rättsligt eller administrativt förfarande utanför domstol.

Särskilda bestämmelser om rätten för en part att få sekretessbelagd information finns någon annanstans i lag.

Föremålet för rapporten har rätt att lämna ut den rapporterande personens identitet och få information av myndigheterna om den rapporterande personens identitet, om det behövs för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk i samband med ett rättsligt förfarande.

Den som ansvarar för handläggningen av en rapport ska i förväg informera den rapporterande personen om att hans eller hennes identitet kommer att lämnas ut, om inte denna information äventyrar utredningen av rapportens riktighet, en förundersökning eller en rättegång i anknytning till ärendet. Den behöriga myndigheten ska dessutom ge den rapporterande personen en skriftlig utredning om orsakerna till att sekretessbelagd information lämnas ut.

Behandlingen av uppgifter begränsas inom organisationen och tidsmässigt

I ärenden som gäller visselblåsarskydd får personuppgifter behandlas endast av de personer vid det ministerium som ärendet gäller som utsetts för uppgiften i enlighet med visselblåsarlagen.

Handlingar som har lämnats till ministeriet eller upprättats vid ministeriet samt de personuppgifter som ingår i dessa ska bevaras i enlighet med de lagringstider som anges i informationsstyrningsplanen. Vid fastställandet av lagringstiderna har bestämmelserna i 29 § 2 mom. i visselblåsarlagen beaktats.

Uppgifter som registrerats i ärendehanteringssystemet överförs inte till tredjeländer eller till internationella organisationer.

Den registrerades rättigheter

Den registrerades rätt att begränsa behandlingen tillämpas inte på ärenden som gäller visselblåsarskydd. Den registrerades rätt att få tillgång till uppgifter får begränsas om det är nödvändigt och proportionerligt för att säkra utredningen av rapportens riktighet eller skydda den rapporterande personens identitet. Om endast en del av uppgifterna är sådana att de inte omfattas av rätten att få tillgång till uppgifter, har den registrerade rätt att få tillgång till de övriga uppgifter som rör honom eller henne. Den registrerade har rätt att få information om orsakerna till begränsning och att begära att uppgifterna lämnas till dataombudsmannen i enlighet med 34 § 3 och 4 mom. i dataskyddslagen (1050/2018).

Begäran om information som gäller personuppgifter, begäran om rättelse eller komplettering av personuppgifter och begäran om begränsning av behandlingen ska riktas till den personuppgiftsansvarige.

I systemet behandlas sådana ansökningar om medel ur EU-fonderna för inrikes frågor som lämnats in till och sådana projekt inom EU-fonderna för inrikes frågor som inletts vid inrikesministeriet.

Registrerade uppgifter

den stödsökandes namn, stödmottagarens namn, namn, e-post och telefonnummer för kontaktpersonen för ansökan om stöd och för kontaktpersons ersättare, namn, e-post och telefonnummer för den kontaktperson som sköter ekonomiska ärenden som gäller en ansökan om utbetalning, uppgifterna om sammansättningen av projektets styrgrupp, som preciserande uppgifter som används vid rapporteringen av ekonomiska uppgifter i ansökan om utbetalning sparas särskilt löneuppgifter, de övriga personuppgifter som den stödsökande eller stödtagaren antecknat i ansökan om stöd eller ansökan om utbetalning eller som ingår i dokument som inlämnats som bilagor till dem (bl.a. huvudböcker och rapporter om beräkningen av fördelningen av lönerna)

Utlämnande av uppgifter

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området.

Bevaringstid för uppgifterna

Bevaringstiderna för personuppgifter bestäms i enlighet med arkivbildningsplanen. Bevaringstiden grundar sig på lagen om fonderna inom området för inrikes frågor 903/2014. Beroende på dokumentet är bevaringstiden 10 år – varaktigt

Portalen för den inre säkerheten är en digital samarbetsplattform för säkerhetsexperter, berörda grupper och nätverk.

Registrerade uppgifter

När du registrerar dig för tjänsten ber vi dig ange ditt namn, din organisation, ditt yrke eller din uppgift samt din e-postadress. Uppgifterna används för att sköta kundrelationerna i portalen. Den e-postadress som du angett fungerar som användarnamn i portalen.

Utlämnande av uppgifter

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området. Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.

Bevaringstid för uppgifterna

Uppgifterna bevaras i webbtjänsten tills du själv raderar din profil från portalen Tuovi.

Syftet med kameraövervakning är att garantera rättsskyddet och säkerheten för anställda och besökare vid inrikesministeriet, att skydda arbetsgivarens och arbetstagarens egendom samt att förebygga och reda ut brott. Vi använder uppgifterna i registret för att reda ut passagehändelser och identifiera personer som vistas i lokalerna.

Vi behandlar uppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen, dvs. för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

Registrerade uppgifter

I registret förs in bildmaterial av personer och fordon som vistas på platser med kameraövervakning. I registret förs också in uppgifter om kameran samt datum och klockslag för bildmaterialet.
Kameraövervakningen utsträcks inte till platser eller syften som förbjuds i 16 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004). 

Utlämnande av uppgifter

Vi lämnar inte regelmässigt ut uppgifter som finns i kameraövervakningsregistret. Vi lämnar ut uppgifter till polisen eller andra behöriga myndigheter i vissa fall som särskilt anges i lag, t.ex. för att reda ut brott. Uppgifter lämnas alltid ut bara på basis av en myndighets specificerade begäran. Uppgifter som finns i registret lämnas inte ut och överförs inte utanför EU eller EES-området. 

Bevaringstid för uppgifterna

Bildmaterial från kameraövervakningen lagras i regel i en månad.

Vi samlar in personuppgifter som behövs för enkäter och anmälningar till evenemang.

Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Registrerade uppgifter 

Informationsinnehållet varierar från fall till fall, men vanligtvis ber vi dig ange ditt namn och din e-postadress när du anmäler dig till ett evenemang. Beroende på evenemang kan vi också vid behov begära övriga personuppgifter.

Utlämnande av uppgifter

I enskilda fall kan vi lämna ut uppgifter till aktörer som har en anknytning till enkäterna, t.ex. till ministeriets övervakningstjänster. Våra underleverantörer behandlar personuppgifterna i egenskap av tjänsteproducent.

Bevaringstid för uppgifterna

När det gäller enkäter varierar den ändamålsenliga bevaringstiden från fall till fall.
När det gäller anmälningar till evenemang är bevaringstiden den tid som behövs för att ordna ett evenemang och för åtgärder efter det, vilket innebär att uppgifter bevaras i högst sex månader efter evenemanget. I enskilda fall är bevaringstiden den tid som ekonomiförvaltningen, arkiveringen eller den tekniska säkerhetskopieringen kräver.

Inrikesministeriet är personuppgiftsansvarig i fråga om ekonomi-, avtals- och personalförvaltningsärenden. I ekonomi-, avtals- och personalförvaltningens register förs in uppgifter som behövs bl.a. vid betalning av arvoden, tjänsteresor och reseersättningar, uträttande av ärenden och arbete vid inrikesministeriet, fakturering och betalning av fakturor, förvaltning av avtal och offentliga upphandlingar.

I våra register lagras med stöd av artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla våra lagstadgade rättigheter och skyldigheter som personuppgiftsansvarig.

Registrerade uppgifter

Vi samlar in personuppgifter endast i den omfattning som syftet med behandlingen kräver. De personuppgifter som samlas in kan delas in i följande kategorier: identifieringsuppgifter (t.ex. namn och bankförbindelse), utbetalningsuppgifter (t.ex. reseersättningar), uppgifter som gäller avtal (t.ex. offentliga upphandlingar) och eventuella andra behövliga uppgifter.

Utlämnande av uppgifter

Vi kan lämna ut uppgifter eller lägga ut behandlingen av dem enbart enligt vad som förpliktas eller tillåts i lag. Uppgifter lämnas regelmässigt ut till finansinstitut för utbetalningar, till Keva för pensioner, till skatteförvaltningen för beskattning och till Skyddspolisen för säkerhetsutredningar. Därtill har behandlingen av personuppgifter lagts ut till Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning och systemleverantörerna. Resebyrån kan överföra personuppgifter till tredjeländer och ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att personuppgifterna behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen.

Bevaringstid för uppgifterna

Personuppgifter som hör till ekonomi-, avtals- och personalförvaltningen bevaras i enlighet med den lagstiftning som reglerar dessa helheter. Vi ger på begäran närmare information om bevaringstiden för personuppgifter i ett specifikt system

Lediga tjänster utlyses i tjänsten Valtiolle.fi, som är den huvudsakliga kanalen för att lämna in arbetsansökningar.

I tjänsten Valtiolle.fi samlar vi in de uppgifter som är väsentliga för urvalsprocessen. Uppgifterna fås av sökandena själva då de lämnar in sin arbetsansökan. Efter ansökningsprocessen utarbetar vi en jämförelsepromemoria, där sökandenas meriter jämförs i enlighet med statstjänstemannalagen och arbetsmarknadsverkets anvisningar. 

Vi behandlar sökandenas personuppgifter i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. Vid behandlingen iakttas dessutom statstjänstemannalagen (750/1994), statstjänstemannaförordningen (971/1994) och lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004). 

Uppgifterna från en säkerhetsutredning av en person som blivit vald till en tjänst behandlar vi i enlighet med 45 och 58–59 § i säkerhetsutredningslagen.

Registrerade uppgifter

Vi samlar in följande personuppgifter: identifieringsuppgifter om sökanden (namn, kön, adress, telefonnummer, e-postadress och eventuell annan kontakt), uppgifter som sökanden angett i ansökan (t.ex. uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet), övriga uppgifter som sökanden lämnat till stöd för sin ansökan (t.ex. matrikel/meritförteckning, skolbetyg och studieintyg, arbetsintyg, referenser som den sökande angett) samt övriga nödvändiga uppgifter som hänför sig till arbetsansökan och villkoren för tillsättningen av tjänsten.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut regelmässigt. Vi lämnar ut uppgifter på begäran i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter och handlingar är offentliga när de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag. Vi lämnar inte ut personuppgifter utanför EU eller EES-området. 

Bevaringstid för uppgifterna

Ansökningarna raderas ur tjänsten Valtiolle.fi tolv månader efter att rekryteringsprocessen har avslutats. Bevaringstiderna för uppgifter som behövs för rekryteringsprocessen vid inrikesministeriet bestäms närmare med stöd av arkivlagen (831/1994), arkivverkets föreskrift AL 16465/07.01.01.03.02/2016 och ministeriets arkivbildningsplan. Vi ger på begäran närmare information om behandlingstiden för ditt ärende.

Det går att prenumerera på nyhetsbrev och annat aktualitetsmaterial på webbplatsen. Personuppgifter som lämnas i samband med prenumerationen behandlas av anställda vid inrikesministeriet och av vår tjänsteleverantör Emaileri med vilken vi har avtalat om behandlingen av personuppgifter.

Vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra inrikesministeriets rättsliga förpliktelse (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen och 20 § i offentlighetslagen) samt utifrån ditt samtycke.

Registrerade uppgifter

I prenumerationstjänsterna för nyhetsbrev och aktualitetsmaterial registreras den e-postadress som lämnats i samband med prenumerationen.

Utlämnande av uppgifter

Vi överför inte personuppgifter utanför EU eller EES-området. Uppgifter lämnas inte heller ut för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.

Bevaringstid för uppgifterna

Uppgifterna i prenumerationstjänsterna för aktualitetsmaterial och nyhetsbrev bevaras tills prenumeranten avslutar prenumerationen.

Genom responsblanketten på webbplatsen kan du skicka in frågor och respons. Det är också möjligt att kommentera blogginläggen på webbplatsen.
Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

Registrerade uppgifter

Vi ber dig fylla i ditt namn i responsblanketten. Om du önskar svar på ditt meddelande ber vi dig fylla i din e-postadress. 
I bloggkommentarer ber vi dig ange din e-postadress och ditt namn, som sedan visas i kommentarsfältet. 

Utlämnande av uppgifter

Vi överför inte personuppgifter utanför EU eller EES-området. Uppgifter lämnas inte heller ut för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.

Bevaringstid för uppgifterna

De uppgifter som skickats in via responsblanketten raderas när det förflutit ett år från responsen. Bloggkommentarer bevaras under blogginläggets livscykel.

Inga sådana uppgifter samlas in med hjälp av vilka enskilda användare kan identifieras.  Användarens IP-adress kan i vissa fall anses vara en personuppgift.

Utöver IP-adresser samlar vi in allmän statistik som används för att utveckla webbplatsen. Dessa uppgifter är nedladdade sidor, tidpunkt samt webbläsare och operativsystem.

På vissa sidor på webbplatsen finns inbäddade tredjepartsapplikationer, till exempel flöden från sociala medier, videor eller poddsändningar. I dessa applikationer används kakor, som förmedlar information om nedladdningen av sidan till en tredje part.