Poliisin ja maistraattien palveluiden sähköinen ajanvaraus käynnistyi

Poliisi ja maistraatti ottavat ensimmäisenä valtionhallinnossa käyttöön sähköisen ajanvarauspalvelun. Tavoitteena on mm. kehittää asiakaspalvelua sekä tehostaa ajankäyttöä ja yhtenäistää toimintaa. Jos kokeilu onnistuu, palvelu laajenee kaikkiin maistraattien yksiköihin ja poliisin lupapalvelupisteisiin.

Poliisissa ajanvarauspalvelu kattaa kaikki poliisin lupapalvelut ulkomaalaisasioita lukuun ottamatta. Maistraateissa sähköinen ajanvarauspalvelu kattaa avioliiton ja parisuhteen rekisteröinnin esteiden tutkinnan, vihkimisen ja parisuhteen rekisteröinnin maistraatissa ja sen ulkopuolella, viikonloppuvihkimisen, ulkomaalaisen rekisteröinnin, kaupanvahvistuksen maistraatissa ja sen ulkopuolella, veneen rekisteröinnin sekä julkisen notaarin ja holhoustoimen palvelut.

Ajanvarauspalvelu käytettävissä 24 tuntia vuorokaudessa

Sähköinen ajanvaraus on käytettävissä 24 tuntia vuorokaudessa. Viikonloppuvihkimistä lukuun ottamatta palveluajat rajoittuvat virka-aikaan. Sähköinen ajanvaraus hoidetaan asiakaslähtöisesti reaaliaikaisina palveluina, jolloin ajanvaraus näkyy heti maistraatin ja poliisin käyttöliittymässä. Asiakkaat voivat asioida poliisilaitoksella ja maistraatissa edelleen ilman ajanvaraustakin.

Sähköisellä ajanvarauksella asiakas voi varmistaa palvelun saatavuuden juuri itselleen sopivana ajankohtana. Yhteispalvelupisteisiin voi saada maistraatin tai poliisin palveluja, vaikka ne eivät normaalisti palveluvalikoimaan kuuluisikaan. Asiakas voi myös varata yhteispalvelupisteeseen mahdollisesti tarvitsemansa tulkkipalvelut. Yhteispalvelupisteen yhteispalvelusihteeri voi varata asiakkaalle aikoja myös eri toimijoiden palveluihin.

Sähköisen ajanvarauspalvelun avulla asiakkaille voidaan jakaa etukäteen myös ohjeita, mitä asiakirjoja pitää olla asioinnissa mukana. Tämä vähentää turhia käyntejä. Lisäksi asiakas voi täyttää ja tulostaa etukäteen palveluissa tarvittavia lomakkeita, mikä nopeuttaa asiointia.

Sähköisen ajanvarauspalvelun tavoitteena on optimoida ajanvarausprosessi, jolloin asiakaspalvelijoille jää enemmän aikaa varsinaiseen palveluun eikä asiakkaan tarvitse jonottaa. Asiakkaita voidaan myös ohjata ruuhka-aikojen ulkopuolelle. Kokeilun tavoitteena on myös yhtenäistää ja tehostaa toimipisteiden toimintamallia. Lisäksi sähköinen ajanvaraus tuottaa palveluihin liittyvää, tilastoitavissa olevaa informaatiota, joka mahdollistaa palvelujen tehokkaan kehittämisen.

- Asiakkaat ovat jo vuosia sitten kaivanneet sähköistä ajanvarausta kaupanvahvistuspalveluihin. Tällä hetkellä mm. kiinteistönvälittäjät varaavat kaupanvahvistajat puhelimitse ja yleensä he joutuvat soittamaan paikkakunnalla usealle kaupanvahvistajalle, ennen kuin he saavat sovittua kaupanvahvistukseen ajan. Tiedustelut ovat tapahtuneet virka-aikana. Sähköinen ajanvaraus mahdollistaa varauksen teon järjestelmän kautta silloin kun se asiakkaalle sopii, kertoo Pohjois-Savon maistraatin päällikkö Pirkko Anttila.

SM-on-line-hanke toimi sähköisen ajanvarauspalvelun vauhdittajana

Sisäasiainministeriön ja sisäasiainhallinnon yhteinen SM-on-line-hanke toteutettiin vuosina 2004-2006. Hanke oli sisäasianhallinnossa sähköisen asioinnin ja verkkopalveluiden kehittymisen edistäjä hallituksen tietoyhteiskuntaohjelmassa asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Lisäksi hanke on ollut koordinoiva, eräänlainen kokoava sateenvarjohanke, jonka yhtenä tärkeimmistä tehtävistä on ollut sähköisen asioinnin kehittämiseen liittyvän tiedon kokoaminen ja siitä viestiminen. Hanke on näkynyt ministeriön osastojen ja hallinnonalan virastojen tulostavoitteissa - verkkopalveluhankkeet ovat pääosin olleet virastojen omia hankkeita.

SM-on-line-hanke toimi sähköisen ajanvarauksen toteutumisen vauhdittajana ja sen myötä vuoden 2006 alussa maistraatti ja poliisi aloittivat yhteistyön sähköisen ajanvarauksen kehittämiseksi. Yhteisten toiminnallisten määrittelyjen yhteydessä todettiin, että ajanvarausprosessi on samankaltainen eri organisaatioissa. Määrittelyissä otettiin huomion myös yhteispalvelupisteet. SM-online-hanke rahoitti ajanvarausjärjestelmän määrittelyn ja osittain toimitusprojektin. Tietojärjestelmän hankinnan kilpailutti valtakunnallisesta maistraattien kehittämisen tiimi Itä-Suomen lääninhallituksesta. Sillä on projektin vetovastuu. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii kehittämispäällikkö Merja Koponen ja projektipäällikkönä suunnittelija Veli-Matti Tukio Itä-Suomen lääninhallituksesta. Poliisin projektipäällikkönä toimii erikoissuunnittelija Kaj Malmberg sisäasianministeriön poliisiosastolta.

Poliisin ja maistraattien ajanvarauspalvelussa mukana ovat:

Maistraattien osalta sähköisessä ajanvarauspalvelukokeilussa ovat mukana: Hyvinkään maistraatti ja Pohjois-Savon maistraatin Iisalmen ja Kuopion yksiköt sekä Suonenjoen ja Varkauden palveluyksiköt. Vuoden 2007 loppuun mennessä kokeilu laajenee Seinäjoen, Lahden ja Etelä-Savon maistraattien yksiköihin.

Poliisin osalta sähköisessä ajanvarauspalvelussa ovat mukana: Helsingin kihlakunnan poliisilaitos ulkomaalaisasioita lukuunottamatta sekä Hyvinkään kihlakunnan poliisilaitoksen Hyvinkään poliisitalo, Nurmijärven palvelupiste ja Klaukkalan yhteispalvelupiste.

Lisäksi poliisista ovat mukana Ylä-Savon kihlakunnan poliisilaitoksen Iisalmen kihlakunnanvirasto, Kiuruveden ja Lapinlahden palvelutoimistot ja Pielaveden palvelutoimisto. Sähköisesti voi varata ajan Keiteleelle, Sonkajärvelle, Varpaisjärvelle ja Vierämälle lupapalveluautoon.

Lokakuussa 2007 sähköinen ajanvarauspalvelukokeilu laajenee muutamaan yhteispalvelupisteeseen, jotka toimivat edellä mainittujen maistraattien ja poliisilaitosten alueilla.

Sähköiseen ajanvaraukseen pääsee poliisin ja maistraattien nettisivujen lisäksi osoitteista www.ajanvaraus.fi/isl/cmr/poliisi ja www.ajanvaraus.fi/isl/cmr/maistraatti.

Lisätietoja: Maistraattien palvelut: valtakunnallinen maistraattien kehittäminen kehittämispäällikkö Merja Koponen, 020 516 7161 tai 040 847 9244 ja projektipäällikkö Veli-Matti Tukio, 040 7020923.

Poliisin lupapalvelut: erikoissuunnittelija Kaj Malmberg, (09) 1604 4659, sisäasiainministeriön poliisiosasto