Elektronisk tidsbeställning lanseras för polisens och magistraternas tjänster

Polisen och magistraten är de första inom statsförvaltningen som börjar tillhandahålla elektronisk tidsbeställning. Målet är bl.a. att utveckla kundtjänsten samt effektivisera tidsanvändningen och förenhetliga verksamheten. Om försöket slår väl ut kommer tjänsten att omfatta alla enheter vid magistraten och polisens enheter för tillståndstjänster.

Hos polisen gäller tidsbeställningstjänsten alla tillståndstjänster med undantag av utlänningsfrågor. Magistratens elektroniska tidsbeställningstjänst omfattar hindersprövning för äktenskap och partnerskap, vigsel och registrering av partnerskap vid magistraten och utanför den, vigsel under veckoslut, registrering av utlänning, bestyrkande av köp vid magistraten och utanför den, registrering av båt samt notarius publicus och förmyndarverksamhetens tjänster.

Tidsbeställningstjänsten är tillgänglig 24 timmar i dygnet

Den elektroniska tidsbeställningen är tillgänglig 24 timmar i dygnet. Med undantag av vigsel under veckoslut är tjänsterna begränsade till tjänstetiden. Den elektroniska tidsbeställningen sköts utgående från kunden som en tjänst i realtid, och tidsbeställningen syns genast i magistratens och polisens användargränssnitt. Kunderna kan också som förut besöka polisinrättningen och magistraten utan tidsbeställning.

Genom att beställa tid elektroniskt kan kunden vara säker på att få tillgång till tjänsten vid en tidpunkt som passar honom eller henne bäst. Vid samservicekontoren kan magistratens eller polisens tjänster tillhandahållas också om de inte normalt ingår i sortimentet av tjänster. Kunderna som behöver tolktjänster kan beställa tjänsterna hos samservicekontoret. Samservicesekreteraren vid samservicekontoret kan också beställa tider åt kunden hos andra aktörer som tillhandahåller tjänsterna.

Tack vare den elektroniska tidsbeställningstjänsten kan kunderna också få anvisningar på förhand om vilka dokument de skall ha med sig vid besöket. På det här sättet behöver kunden inte komma i onödan. Dessutom kan kunden på förhand fylla i och skriva ut de blanketter som behövs så att själva besöket går snabbare.

Målet med den elektroniska tidsbeställningen är att optimera tidsbeställningsprocessen så att kundkonsulenterna får mera tid för den egentliga servicen och kunden inte behöver köa. Kunderna kan också anvisas tider utanför rusningstiderna. Målet med försöket är också att förenhetliga och effektivisera handlingsmodellen vid enheterna. Dessutom ger tidsanvändningen information om tjänsterna som kan statistikföras så att tjänsterna kan utvecklas.

- Kunderna har redan i många år velat beställa tid elektroniskt i samband med bestyrkande av köp. För närvarande bokar bl.a. fastighetsförmedlarna personer som bestyrker köp per telefon och i allmänhet får de lov att ringa till flera personer på orten innan de kan komma överens om en tid för att få köpet bestyrkt. Förfrågningarna har skett på tjänstetid. Den som beställer tid elektroniskt kan via systemet välja den tid som passar bäst, säger chefen för magistraten i Norra Savolax Pirkko Anttila.

Projektet SM-on-line har drivit fram den elektroniska tidsbeställningen.

Inrikesministeriets och inrikesförvaltningens gemensamma projekt SM-on-line genomfördes 2004-2006. Projektet bidrog till att främja elektronisk kommunikation och elektroniska tjänster inom inrikesförvaltningen enligt regeringens mål i programmet för informationssamhället. Dessutom har projektet varit ett slags samordnande paraplyprojekt där en av de viktigaste uppgifterna har varit att samla information för utveckling av elektronisk kommunikation och att informera om det. Projektet har synts i resultatmålen för ministeriets avdelningar och förvaltningsområdets ämbetsverk - projektet för nättjänster har huvudsakligen varit ämbetsverkens egna projekt.

SM-on-line-projektet satte fart på genomförandet av tidsbeställning och i och med det började magistraten och polisen samarbeta i början av 2006 för att utveckla tidsbeställningen. I samband med det gemensamma arbetet konstaterades det att processen är likartad i olika organisationer. I definitionerna beaktades också samservicekontoren. Projektet SM-on-line finansierade definitionen av systemet och dels leveransprojektet. Anskaffningen av informationssystemet konkurrensutsattes nationellt av teamet för utveckling av magistraterna vid länsstyrelsen i Östra Finlands län. Teamet ansvarar för ledningen av projektet. Ordförande för styrgruppen är utvecklingschef Merja Koponen och projektchef planerare Veli-Matti Tukio från länsstyrelsen i Östra Finlands län. Polisens projektchef är specialplanerare Kaj Malmberg från inrikesministeriets polisavdelning.

Med i polisens och magistraternas tidsbeställningsprojekt är:

I försöket deltar för magistraterna: Hyvinge magistrat och Idensalmi och Kuopio enheter vid Norra Savolax magistrat samt servicenheterna i Suonenjoki och Varkaus. Före utgången av 2007utvidgas försöket till enheterna vid Seinäjoki, Lahtis och Södra Savolax magistrater.

I försöket deltar för polisen: Polisinrättningen i Helsingfors härad med undantag av utlänningsfrågor samt vid polisinrättningen i Hyvinge härad, Hyvinge polishus, Nurmijärvi kundtjänst och Klövskog samservicekontor.

Från polisen deltar dessutom häradsämbetet i Idensalmi, Kiuruvesi och Lapinlahti servicekontor och Pielavesi servicekontor vid polisinrättningen i Övre Savolax härad. Tid kan beställas elektroniskt till tillståndsbussen (en bilburen tillståndstjänst) i Keitele, Sonkajärvi, Varpaisjärvi och Vierämäki.

I oktober 2007 utvidgas försöket med elektronisk tidsbeställning till vissa andra samservicekontor inom ovannämnda magistraters eller polisinrättningars områden.

Tid kan beställas elektroniskt på polisens och magistratens webbplatser och dessutom här http://www.ajanvaraus.fi/isl/rmslocale.do?imageField=sv och www.ajanvaraus.fi/isl/cmr/maistraatti.

Närmare information: Magistratens tjänster: utvecklingschef för nationell utveckling av magistraterna Merja Koponen, 020 516 7161 eller 040 847 9244 och projektchef Veli-Matti Tukio, 040 7020923.

Polisens tillståndstjänster: specialplanerare Kaj Malmberg, (09) 1604 4659, inrikesministeriets polisavdelning